Fundamentos de Reingenierìa de Procesos
1.- Contexto organizacional.
- Excesiva división del trabajo.
- Procesos sumamente burocráticos.
- Exceso de mandos intermedios.
- Organizaciones orientadas a producción en serie.
2.- ¿Qué es reingeniería?
Reingeniería es la revisión fundamental
y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en
medidas críticas y actuales de rendimiento, tales como costos, calidad,
servicio y rapidez.
-Fundamental
Al emprender la reingeniería de su
negocio, el individuo debe hacerse las preguntas ¿por qué hacemos lo que
estamos haciendo? ¿Y por qué lo hacemos en esa forma? Estas preguntas lo
obligan a uno a examinar las reglas tácticas y los supuestos en que descansa el
manejo de sus negocios.
La reingeniería determina primero que
debe hacerse a una compañía; luego, cómo debe hacerlo. No da nada por sentado.
Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe ser.
-Radical
Re-diseñar radicalmente significa llegar
hasta la raíz de las cosas: no efectuar cambios superficiales ni tratar de
arreglar lo que ya está instalado, descartar todas las estructuras y los
procedimientos existentes e inventar maneras enteramente nuevas de realizar el
trabajo. Re-diseñar es reinventar el negocio, no mejorarlo o modificarlo.
-Espectacular
La reingeniería no es cuestión de hacer
mejoras marginales o increméntales sino dar saltos gigantescos en rendimiento.
Se debe apelar la reingeniería únicamente cuando exista la necesidad de volar
todo. La mejora marginal requiere afinación cuidadosa; la mejora espectacular
exige volar lo viejo y cambiarlo por algo nuevo.
Hay tres clases de compañías que
emprenden la reingeniería.
Las primeras compañías que se encuentran
en dificultades, no tienen más remedio. Si necesita mejoras inmensas, esa
compañía evidentemente necesita reingeniería.
En segundo lugar están las compañías que
todavía no se encuentran en dificultades, pero cuya administración tiene la
previsión de detectar que se avecinan problemas. Estas compañías tienen la
visión de empezar a re-diseñar antes de caer en la adversidad.
El tercer tipo de compañías que
emprenden la reingeniería lo constituyen las que están en las óptimas
condiciones. De esta manera buscan levantar más aun la barrera competitiva y
hacerles la vida más difícil a los demás. Indudablemente, re-diseñar desde una
posición de fortaleza es una cosa difícil de emprender.
-Procesos
Muchas personas de negocios no están
"orientadas a los procesos", están enfocados en tareas, en oficios,
en personas, en estructuras, pero no en procesos.
Definimos un proceso de negocios como un
conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de
valor para el cliente.
Las cuatro palabras claves que
caracterizan la reingeniería: fundamental, radical, espectacular, y proceso;
pero especialmente proceso. Pensar en función de tareas, fragmentar el trabajo
en sus componentes más simples y asignar estos a trabajadores especializados va
incluido en el diseño de las compañías durante los últimos 200 años.
3.- Proceso de Reingeniería. Puntualice
la Estructura del proyecto y sus objetivos.
- Identificación del objetivo primordial de
rediseño o reingeniería.
- Selección de los procesos fundamentales.
- Selección del líder y de los miembros del equipo.
- Formación y entrenamiento del equipo.
- Elaboración del mapa de procesos (diagrama).
- Identificación de los problemas.
- Análisis de los problemas.
- Propuesta de rediseño o reingeniería.
- Elaboración del diagrama del nuevo proceso.
- Definición de las formas de medición.
- Presentación de las propuestas de rediseño o
reingeniería, recomendaciones y planificación de los cambios propuestos.
- Implementación de los cambios propuestos.
4.- Cuestiones que involucran managment.
La Reingeniería sirve de mucho a las
Empresas, pero solo hasta cierto punto. El principal obstáculo es básicamente a
gerencia de las empresas. En realidad, la única manera de que podamos alcanzar
los objetivos que la Reingeniería promueve es empezando por rediseñar la propia
gerencia; empezando por nosotros mismos, en el caso de que pertenecer a ella.
El objetivo de la Reingeniería es
mejorar el rendimiento de las empresas, indicándoles a los gerentes y
directivos como revolucionar sus procesos operativos clave, por ejemplo, el
desarrollo de nuevos productos o la entrega de pedidos.
La Reingeniería trata de nosotros
mismos, de modificar nuestro trabajo gerencial, nuestra manera de pensar,
organizar, inspirar, disponer, posibilitar, medir y recompensar el trabajo
operativo que agrega valor. Trata acerca de la manera de modificar la propia
gerencia de las empresas. El hecho de que la gerencia de las empresas se
involucre en las actividades de reingeniería resulta ser crítico para su éxito.
La Reingeniería propone acción, no
palabras, y en muchos casos acciones difíciles, a largo plazo, no simples
medidas de conveniencia inmediata que se toman una sola vez. Rediseñar los
procesos implica un viaje que puede durar años, tal vez toda nuestra vida
profesional como gerentes.
Existen cuatro cuestiones clave que la
práctica de la Reingeniería han sacado a la luz, a todas las cuales hay que
atender de modo que la reingeniería de buenos resultados. Son las siguientes:
Cuestiones de propósito: De manera
insistente, persistente, infatigable y casi obsesiva, la gerencia se tiene que
preguntar: ¿Por qué? ¿Para que estamos en este negocio? ¿Para qué es este
proceso? ¿o este producto? ¿o esta tarea? ¿o este equipo? ¿para que estamos en
definitiva?
Cuestiones de cultura: Teniendo en
cuenta que la reingeniería puede requerir en muchos casos un cambio de cultura
de una compañía, y que esta no tiene probabilidades de triunfar en atmósferas
cargadas de temor y desconfianza entre los integrantes del equipo, ¿Cómo
podemos entonces generar un ambiente de buena voluntad y confianza recíproca?
Cuestiones de proceso y rendimiento: La
reingeniería exige objetivos radicales, liderazgo y habilidad política para que
pueda tener éxito. ¿Cómo sabemos si tenemos estas aptitudes? ¿Cómo sabemos si
son la clase de personas que queremos?
5.- Principales factores.
- Requerimientos de los clientes: Las organizaciones deben
convertir su orientación hacia las necesidades de sus clientes y decidir
en qué base van a competir. A continuación deberán asegurarse que sus
procesos, personas y tecnologías están en línea para entregar estos
resultados y llevarlos a cabo al costo mínimo posible.
- La tendencia de la demanda: No será solamente el requisito
de flexibilidad del proceso lo que determinará el patrón de la demanda; la
misma naturaleza del proceso dependerá de él. La demanda para un producto
o servicio, con un volumen muy grande, requiere de un tipo distinto de procesos
en comparación con aquellos productos o servicios que se ofrecen con base
en volúmenes bajos.
- Restricciones: Cualquier limitante en la operación debe quedar
incluida en el rediseño de los procesos, siendo las principales: leyes y
reglamentaciones estatales, las políticas de la empresa y las limitaciones
de carácter financiero.
- Metas Financieras: Estas metas afectarán de
manera inevitable el diseño del proceso. Estas metas tendrán un impacto
sobre la cantidad y el tipo de recursos que pueden utilizarse en el
proceso, incluyendo personas, máquinas, computadoras, instalaciones,
recursos financieros, etc.
6.- Cambios que se producen.
- Cambian las unidades de trabajo: de departamentos
funcionales a equipos de proceso.
- Los oficios cambian: de tareas simples a trabajo
multidimensional
- El papel del trabajador cambia: de controlado a
facultado
- La preparación para el oficio cambia: de
entrenamiento a educación
- El enfoque de medias de desempeño y compensación
se desplaza: de actividad a resultados
- Cambian los criterios de ascenso: de rendimiento
a habilidad
- Los valores cambian: de proteccionistas a
productivos
- Los gerentes cambian: de supervisores a
entrenadores
- Estructuras organizacionales cambian: de
jerarquía a planas
- Los ejecutivos cambian: de anotadores de tantos a
líderes
7.- Qué puede pasar.
- Varios procesos se combinen en uno.
- Trabajadores que toman decisiones.
- Los procesos se ejecuten en forma secuencial.
- Se minimicen las verificaciones.
- Mezcla de operaciones centralizadas y
descentralizadas.
8.- Beneficios de un BRP exitoso.
La BPR busca rehacer el proceso,
no reorganizarlo. La reorganización es otra técnica de la administración
tradicional, a través de la simplificación de trabajo. La reingeniería debe
clasificar la visión organizacional en las cadenas cliente-proveedor,
establecer ventajas y nichos donde la empresa sea más competitiva. Las fases de
la reingeniería son tres;
1.- Descubrir visión: Definirla
en términos de la modificación de procesos, considerando la nueva tecnología de
la informática, y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo globalizado
y dentro del libre comercio.
2.- Rediseño: Establecer los
nuevos procesos por medio de la nueva tecnología y reestructurar la empresa. Se
apoya en el mapping, “diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con
clientes en términos y símbolos sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el
primero en la simplificación del negocio a su máxima expresión para poder hacer
hojas, portales, ligas, y dar la información al usuario en tiempos récord para
que pueda avanzar conforme a su necesidad en el proceso; el segundo es la
difusión masiva. Así, simplificación y difusión rigen el rediseño de los
procesos.
3.- Puesta en marcha: Con
estándares e indicadores rigurosos de productividad y calidad para
potencializar el negocio.
Es muy importante iniciar la
reingeniería en los procesos clave, conocer la rentabilidad de cada fase del
proceso con el fin de buscar donde esta la mayor ventaja para la empresa,
económica y competitivamente hablando.
9.- Nuevas
reglas.
Ciertamente romper reglas es lo que
recomendamos para que la gente aprenda a pensar en forma inductiva acerca de la
tecnología durante el proceso de reingeniería: Buscar la vieja regla o reglas
que la tecnología permite romper, y luego ver qué oportunidades comerciales se
crean al romperlas.
La teleconferencia, por ejemplo, rompe
la regla de que las personas situadas a gran distancia entre sí sólo pueden
reunirse con poca frecuencia y a gran costo. Hoy es posible que esas personas
se reúnan con frecuencia y sin mucho gasto en un ambiente en que las
limitaciones de separación geográfica ya no cuentan.
La Regla antigua de que la información
puede aparecer solamente en un lugar a la vez, puede ser sustituida por la que
expresa que puede aparecer simultánea mente en tantos lugares como sea
necesario.
Regla antigua: Los negocios tienen
que elegir entre centralización y descentralización.
Tecnología destructiva. Redes de
telecomunicaciones.
Nueva regla. Los negocios pueden obtener
simultáneamente los beneficios de la centralización y de la descentralización.
Regla antigua: Los gerentes toman
todas las decisiones.
Tecnología destructiva: Instrumentos de apoyo
a decisiones (acceso a bases de datos, software de modelos).
Nueva regla: toma de decisiones es
parte del oficio de todos.
Regla antigua. El personal que
normalmente trabaja fuera de la empresa necesita oficinas en que reciba,
almacene. Recupere y transmita información
Tecnología destructiva Radiocomunicación y
computado res portátiles.
Nueva Regla: El personal que
trabaja fuera de la empresa puede enviar y recibir información donde quiera que
esté.
Regia antigua: El mejor contacto con
un comprador potencial es el contacto personal.
Tecnología destructiva: Videodisco
interactivo.
Nueva regla: El mejor
contacto con un comprador potencial es el contacto eficaz.
Regla antigua: Uno tiene que
descubrir dónde están las cosas.
Tecnología destructiva: Identificación
automática y tecnología de rastreo.
Nueva regla: Las cosas le dicen a
uno dónde están.
Regla antigua: Los planes se revisan
periódicamente.
Tecnología destructiva: Computadores de alto
rendimiento.
Nueva regla: Los planes se revisan
Instantáneamente.
10.- Enseñanzas.
- Creer que la informática por si sola hace el
cambio.
- Pensar que la informática no esta relacionada con
el negocio.
- Reingeniería de procesos no significa reingeniería
del software.
- No utilizar la informática como forma de
justificar del cambio.
11.- Conclusiones.
La tecnología informática no substituye
la toma de decisiones, ni las acciones del personal, los apoya en la ejecución
rápida y oportuna de sus responsabilidades.
12.- Bibliografía:
- http://es.slideshare.net/jcfdezmx2/reingenieria-de-sist-de-informacion-presentation
- http://www.gestiopolis.com/reingenieria-de-procesos-de-negocio-bpr/
- http://www.monografias.com/trabajos76/reingenieria-gestion-calidad/reingenieria-gestion-calidad2.shtml
- http://www.monografias.com/trabajos/reingenieria/reingenieria.shtml
- http://www.monografias.com/trabajos6/rein/rein.shtml
- https://es.wikipedia.org/wiki/Reingenier%C3%ADa_de_procesos
- http://www.monografias.com/trabajos18/preguntas-reingenieria/preguntas-reingenieria.shtml
